Trámite para obtener claves de gestión en línea en el Poder Judicial.

 (Sujeto de Derecho Público)

Por este medio, y de manera respetuosa, le informo que, de parte del Centro de Gestión de incidencias y problemas de Gestión en Línea, hemos recibido instrucciones sobre los requisitos para tramitar las solicitudes de otorgamiento de claves. Con fundamento en ellas, y en atención a su gestión, debe cumplir lo siguiente: 

1. CLAVES PARA PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PÚBLICO: Tratándose de una solicitud de clave para una entidad pública, este es un trámite que debe realizar quien ostenta la representación legal. Ese representante debe apersonarse a un despacho electrónico del Poder Judicial (la Sala Constitucional es uno de ellos, pero en cada circuito judicial hay despachos electrónicos). Debe aportar los siguientes requisitos:  

1. Certificación registral del número de cédula jurídica de la institución.
2. Certificación de la personería vigente de quien ostenta actualmente la representación, con indicación del acto formal de investidura, emitida por la autoridad competente.
3.  Solicitud formal de la emisión de una clave para la institución y el nombre de la(s) persona(s) que queda(n) autorizada(s) para acceder al sistema de gestión en línea, con su(s) número(s) de cédula de persona física (ver infra apartado sobre cuentas maestras).
4. Copia de la cédula de identidad de la(s) persona(s) física(s) autorizada(s)
5. El representante legal de la institución debe hacer el trámite en forma personal, con su cédula en mano, pero, si el representante no puede acudir en persona a un despacho electrónico, puede autorizar a un tercero para que, en su lugar, realice lo antes descrito. En tal caso, ese tercero tendría que traer los mismos documentos antes indicados y, además, lo siguiente:  

           e.1)     Autorización del representante legal para que el tercero realice el trámite antes descrito.  

           e.2)    Copia de la cédula de identidad del representante legal  

           e.3)     Copia de la cédula de identidad del tercero autorizado.  

           e.4)   Ese tercero autorizado deberá apersonarse portando su propia cédula de identidad.  

Se permite hacerlo a través de un tercero debidamente autorizado como antes se explicó, especialmente por la circunstancia de pandemia.

2. CUENTAS MAESTRAS: En el caso de solicitarse cuenta maestra para que otras personas puedan acceder a los procesos en los que la entidad pública sea parte, el representante legal deberá: 
   1.  Traer una solicitud (firmada por dicho representante legal), en la cual indique los nombres y números de cédula de las personas a las cuales autoriza para acceder a los expedientes en los que es parte la entidad.  
   2.  También se deberá aportar copias de las cédulas de identidad de esas personas autorizadas.
   3. En caso de autorización a un tercero, cumplir lo indicado en el punto E anterior.

IMPORTANTE: A la entidad se le creará la cuenta maestra, en la cual quedarán incluidas dichas personas y las que se solicite en el futuro. Por la misma vía se tramita la exclusión. Esas personas autorizadas han debido obtener previa e individualmente su clave de gestión en línea como personas físicas (es un trámite que deberá realizar en forma presencial, demostrando su identidad por medio del documento respectivo, ante alguno de los despachos electrónicos del Poder Judicial). 

 El Poder Judicial no puede arriesgar que no se cumpla la concatenación de autorizaciones y la debida demostración de la investidura del representante legal, debido a las consecuencias de tener acceso a información confidencial por vía de una clave personal o maestra.  

 Por su comodidad, realice el trámite de obtención de clave directamente en el despacho judicial electrónico más cercano a su domicilio. Gracias por su comprensión.