Trámite para obtener claves de gestión en línea en el Poder Judicial

(SUJETOS DE DERECHO PRIVADO)

Por este medio, y de manera respetuosa, le informo que, de parte del Centro de Gestión de incidencias y problemas de Gestión en Línea, hemos recibido las siguientes instrucciones:  

1. CLAVES PERSONALES: Para que a una persona se le otorgue una clave de acceso a los expedientes judiciales lo primero a explicar es que se trata de un trámite personalísimo, que debe realizarse ante alguno de los despachos electrónicos del Poder Judicial, en forma presencial, demostrando su identidad por medio del documento respectivo.   
2. CLAVES PARA PERSONAS JURÍDICAS: Tratándose de una solicitud de clave para una sociedad a la cual representa el interesado, este es un trámite que debe realizar quien ostenta la representación legal de la entidad. Ese representante debe apersonarse a un despacho electrónico del Poder Judicial (la Sala Constitucional es uno de ellos, pero en cada circuito judicial hay despachos electrónicos). Debe aportar los siguientes requisitos:  

1. certificación registral vigente de su personería en la cual conste el número de cédula de la persona jurídica a la cual representa, así como el nombre del representante.   
2. demostrar su identidad con su cédula en mano.   

Si el representante no puede acudir en persona a un despacho electrónico, puede autorizar a un tercero para que, en su lugar, realice lo antes descrito. En tal caso, ese tercero tendría que traer los mismos documentos antes indicados y, además, lo siguiente:  

1. Autorización del representante legal para que el tercero realice el trámite.  
2. Copia de la cédula de identidad del representante legal  
3. Copia de la cédula de identidad del tercero autorizado.  
4. Ese tercero autorizado deberá apersonarse portando su propia cédula de identidad.  

El representante legal de la entidad debe hacer la gestión de otorgamiento de claves en persona, pero se permite hacerlo a través de un tercero debidamente autorizado como se explicó, especialmente por la circunstancia de pandemia.

3. CUENTAS MAESTRAS: En el caso de solicitar cuenta maestra para que otras personas puedan acceder a los procesos en los que la persona jurídica sea parte, deberá: 
   1.  Traer un documento firmado por quien tiene representación social, en el cual indique los nombres y números de cédula de las personas a las cuales autoriza acceder a los expedientes en los que es parte la entidad.  
   2.  También se deberá aportar copias de las cédulas de identidad de esas personas autorizadas.   

                 A la entidad se le creará la cuenta maestra, en la cual quedarán incluidas dichas personas y las que se solicite en el futuro. Por la misma vía se tramita la exclusión. Esas personas autorizadas han debido obtener previa e individualmente                     su clave de gestión en línea como personas físicas (es un trámite personalísimo). 

El Poder Judicial no puede arriesgar que no se cumpla la concatenación de autorizaciones y la debida demostración registral del representante legal, debido a las consecuencias de tener acceso a información confidencial por vía de una clave personal o maestra.  

Por su comodidad, realice el trámite de obtención de clave directamente en el despacho judicial electrónico más cercano a su domicilio. Gracias por su comprensión.